Resposta rápida
Time to fill mede o número de dias entre a abertura aprovada de uma vaga e seu preenchimento. A métrica inclui preparação, atração, seleção e aceite, por isso revela capacidade de planejamento. Time to hire começa quando a pessoa entra no processo e mede outra parte do fluxo.
O que levar deste guia
- Defina os eventos de início e fim no dicionário de métricas para evitar resultados incompatíveis entre áreas.
- Quebre o prazo por etapa, família de cargo e motivo de pausa antes de estabelecer uma meta.
- Reduza espera e retrabalho, não o tempo necessário para informar, adaptar e avaliar com qualidade.
O que é time to fill
Time to fill é o tempo total entre a abertura aprovada de uma vaga e seu preenchimento. A fórmula básica é:
Time to fill = data de preenchimento - data de abertura aprovada
Defina “preenchimento”. Algumas empresas usam aceite da proposta, outras usam assinatura ou início. Nenhuma escolha funciona sem documentação. O importante é manter a mesma regra e explicar pausas.
O artigo de time to hire cobre o intervalo a partir da entrada do candidato. As duas métricas são complementares, não sinônimas.
Time to fill versus time to hire
| Métrica | Início | Fim | Pergunta principal |
|---|---|---|---|
| Time to fill | abertura aprovada | preenchimento definido | quanto tempo a organização leva para suprir a necessidade |
| Time to hire | entrada da pessoa contratada no funil | aceite ou contratação | quanto tempo a pessoa passa no processo |
A diferença entre elas inclui preparação, publicação e sourcing antes do candidato escolhido aparecer. Uma lacuna grande pode indicar demora para alinhar perfil ou iniciar atração. O comparativo publicado pela Compleo também destaca essa separação.
Como calcular sem distorção
Crie regras para:
- dias corridos ou úteis;
- vagas reabertas;
- mais de uma posição na mesma requisição;
- congelamento por orçamento;
- mudança de escopo;
- recusa de proposta;
- contratação interna.
Mantenha o tempo bruto e o tempo líquido de pausas. Se a liderança interrompe a vaga por três semanas, ocultar o período melhora o número sem melhorar o negócio. Os dois valores contam histórias diferentes.
Separe mediana e percentis por família de cargo. A média é sensível a poucas vagas muito longas. Não compare uma função especializada a uma operação recorrente sem contexto.
Localize o tempo parado
O funil de recrutamento deve registrar eventos confiáveis. Meça:
- aprovação até publicação;
- publicação até primeiro perfil elegível;
- triagem até primeira entrevista;
- entrevistas entre si;
- decisão até proposta;
- proposta até aceite.
Marque responsável e motivo em cada espera. “RH lento” é uma conclusão fraca se o gestor levou oito dias para revisar uma lista.
A ISO 30405:2023 orienta preparação, gestão das fases e revisão do recrutamento. Essa visão evita acelerar apenas a parte visível.
Como reduzir o prazo
Alinhe requisitos, faixa, responsáveis e agenda antes de abrir. Reutilize critérios aprovados sem copiar descrições inteiras. Reserve horários de entrevista do gestor e defina substituto.
Automatize confirmações, lembretes e registro, mas preserve revisão em decisões sensíveis. Entrevistas digitais podem ampliar horários e reduzir a fila da primeira conversa. Um SLA de recrutamento e seleção torna dependências explícitas.
Não reduza prazo removendo transparência, acessibilidade ou espaço para perguntas. Um processo rápido que aumenta recusa ou abandono transfere o problema.
Transforme a métrica em capacidade
Relacione time to fill a horas do recrutador, vagas atendidas, receita ou continuidade operacional. Monitore junto com qualidade e experiência. A meta não é o menor número possível, mas um prazo previsível para cada tipo de necessidade.
Se entrevistas formam a fila principal, acesse a Aplico e teste quanto tempo pode ser retirado da espera sem retirar o olhar humano da decisão.
FAQ
Perguntas frequentes
01O que é time to fill?
É o tempo entre a abertura aprovada de uma vaga e o momento em que ela é preenchida, normalmente medido em dias corridos ou úteis conforme regra documentada.
02Qual a diferença entre time to fill e time to hire?
Time to fill começa na abertura da vaga. Time to hire começa quando a pessoa contratada entra no processo. O primeiro mede planejamento total, e o segundo mede velocidade da jornada.
03Como reduzir time to fill?
Alinhe requisitos antes da publicação, defina SLA por responsável, automatize tarefas estáveis, amplie disponibilidade de entrevistas e monitore tempo parado por etapa.